Die dauerhafte archivische Sichtung, Sicherung und Bestandserhaltung hat einen nicht unwesentlichen Anteil an den im Stadt- und Stiftsarchiv der Stadt Aschaffenburg anfallenden Aufgaben. Neben Erschließung und Auswertung des Quellenmaterials ist auch dieser Bereich sprichwörtlich substanziell.
Nachdem zunächst in den vergangenen Jahren die von der Stadt Aschaffenburg bereitgestellten finanziellen Mittel für die aufwendige Restaurierung von Einzelobjekten eingesetzt werden konnten, war es in diesem Jahr möglich, die schon lange geplante Buchverpackung der sogenannten Renteirechungen in Angriff zu nehmen.
Die Amtsbuchserie von über 800 gebundenen Einzelbüchern, beginnend mit dem Jahr 1815, dokumentiert die Einnahmen und Ausgaben der Stadt Aschaffenburg bis in die zwanziger Jahre des vergangenen Jahrhunderts nahezu lückenlos, und ist somit eine analoge Informationsquelle zur Stadtgeschichte von unschätzbarem Wert.
Die eigentlich als Schutzmaßnahme vor den Luftangriffen der Alliierten gedachte Einlagerung der Amtsbücher im Aschaffenburger Schloss Johannisburg erwies sich 1944 nach den schweren Bombentreffern als folgenreicher Fehler. Vor allem eindringendes Löschwasser setzte den zum Teil noch in Schweinsleder gebundenen Renteirechnungen so schwer zu, dass bis heute noch ein nicht unerheblicher Anteil der Buchblöcke stellenweise Nassschimmelbefall in allen Nuancen aufweist.
Die vorausschauende und präventive Bestandserhaltung ist daher gerade im Hinblick auf diese Erfahrung der passiven Zerstörung von Kulturgut nicht nur sinnvoll, sondern immer auch eine wichtige Aufgabe im Focus des Archivmanagements.
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- Die klassische Bücherregalaufstellung führt zwangsläufig zu dauerhaften mechanischen Beschädigungen, zu schleichendem Substanzverlust und beschleunigt unverweigerlich die Alterung.
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- Die Voraussetzung für die bestandserhaltende Einzelbuchverpackung ist die präzise Erfassung der Buchdimensionen am elektronischen Buchmessgerät. Sie ermöglicht die Herstellung einer Verpackung, die exakt und passgenau der Länge, Breite und Höhe der zu sichernden Archivalien entsprechen muss.
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- Sämtliche Abmessungen am elektronischen Messgerät werden datentechnisch aufbereitet und abgespeichert.
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- Die Kartonagen werden nach der DIN ISO Norm 16245 CAD-unterstützt hergestellt und flachliegend angeliefert, und bestehen aus säurefreiem und alterungsbeständigem zellulosehaltigem Material.
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- Alle Einzelkartons sind individuell vorgefalzt und ausgeschnitten, und einseitig farblich speziell gestrichen.
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- Das Trockenreinigungsverfahren ermöglicht das mechanische Entfernen von Schmutz-, Ruß- oder Staubpartikeln, und entzieht dadurch Schimmelpilzen den Nährboden.
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- Zusätzlich können durch die Trockenreinigung weitere Schadenskomplexe, sowie der genauere Erhaltungszustand diagnostiziert werden.
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- Reversible Signaturbeschriftung im Buchspiegel.
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- Der zukünftige „Wohnort“ wird an den vorgefertigten Falzungen passgenau aufgestellt.
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- Das gereinigte Buch wird schadensvorbeugend in den passgenauen Einzelkarton liegend eingelagert.
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- Das gereinigte Buch wird schadensvorbeugend in den passgenauen Einzelkarton liegend eingelagert.
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- Ab jetzt sind die Archivalien im Magazinregal vor weiteren Umwelteinflüssen, wie Temperatur und Luftfeuchtigkeit, Staub und Licht geschützt, und in den signierten Schutzkartonagen auch viel besser vor Löschwasserschäden verwahrt.
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