Die dauerhafte archivische Sichtung, Sicherung und Bestandserhaltung hat einen nicht unwesentlichen Anteil an den im Stadt- und Stiftsarchiv der Stadt Aschaffenburg anfallenden Aufgaben. Neben Erschließung und Auswertung des Quellenmaterials ist auch dieser Bereich sprichwörtlich substanziell.

Nachdem zunächst in den vergangenen Jahren die von der Stadt Aschaffenburg bereitgestellten finanziellen Mittel für die aufwendige Restaurierung von Einzelobjekten eingesetzt werden konnten, war es in diesem Jahr möglich, die schon lange geplante Buchverpackung der sogenannten Renteirechungen in Angriff zu nehmen.

Die Amtsbuchserie von über 800 gebundenen Einzelbüchern, beginnend mit dem Jahr 1815, dokumentiert die Einnahmen und Ausgaben der Stadt Aschaffenburg bis in die zwanziger Jahre des vergangenen Jahrhunderts nahezu lückenlos, und ist somit eine analoge Informationsquelle zur Stadtgeschichte von unschätzbarem Wert.

Die eigentlich als Schutzmaßnahme vor den Luftangriffen der Alliierten gedachte Einlagerung der Amtsbücher im Aschaffenburger Schloss Johannisburg erwies sich 1944 nach den schweren Bombentreffern als folgenreicher Fehler. Vor allem eindringendes Löschwasser setzte den zum Teil noch in Schweinsleder gebundenen Renteirechnungen so schwer zu, dass bis heute noch ein nicht unerheblicher Anteil der Buchblöcke stellenweise Nassschimmelbefall in allen Nuancen aufweist.

Die vorausschauende und präventive Bestandserhaltung ist daher gerade im Hinblick auf diese Erfahrung der passiven Zerstörung von Kulturgut nicht nur sinnvoll, sondern immer auch eine wichtige Aufgabe im Focus des Archivmanagements.